Politik for Whistleblowing

Indhold

1. Hvad er formålet med denne whistleblowerpolitik?

Hos Ferryscanner er vi forpligtet til at opretholde de højeste standarder for etisk, professionel og juridisk adfærd og viser nultolerance over for ulovlige eller upassende handlinger, der kan påvirke vores omdømme, troværdighed eller fuld overholdelse af juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser. For at understøtte denne forpligtelse opfordrer vi vores medarbejdere og partnere til at indberette eventuelle overtrædelser, der kan true disse kerneværdier, og vi stiller sikre kanaler til rådighed for indsendelse og håndtering af sådanne indberetninger i overensstemmelse med de juridiske krav.

2. Hvem og hvad vedrører denne politik?

Denne politik gælder for medarbejdere, eksterne entreprenører, aktionærer og leverandører, der aktuelt eller tidligere er tilknyttet Ferryscanner, og som rapporterer overtrædelser af EU-lovgivningen, national lovgivning eller interne virksomhedsregler. Den dækker rapporter, der vedrører den offentlige interesse, især inden for områder som sikkerhed og beskyttelse af folkesundheden, transportsikkerhed, miljøbeskyttelse, forbrugerrettigheder, bekæmpelse af korruption, økonomisk og skattemæssig kriminalitet og beskyttelse af personoplysninger. Denne liste er ikke udtømmende, og vi opfordrer de førnævnte personer til at følge de procedurer, der er beskrevet nedenfor, selv i tilfælde af mistanke om forseelser på nogen af disse områder eller dem, der er specificeret i bestemmelserne i lov 4990/2020.

3. Sådan indsender du en rapport

Hvis du ønsker at indberette en hændelse, handling, undladelse eller adfærd, som du mener falder inden for rammerne af denne politik, opfordrer vi dig til uden tøven at følge den fortrolige proces, der er beskrevet nedenfor:

Du kan sende en e-mail til whistleblowing@ferryscanner.com,
Du kan sende et forseglet brev med post eller kurer til vores kontor i Athen på adressen Miltiadou Street No. 7, 10560, 6th Floor, Attention: Whistleblower-ansvarlig.

Hvis du ønsker det, kan du indsende en anonym indberetning, forudsat at du giver tilstrækkelige oplysninger til, at den whistleblowing-ansvarlige kan vurdere dens gyldighed og træffe passende foranstaltninger. Den whistleblowing-ansvarlige vil undersøge alle indberetninger, men vage og ufuldstændige indberetninger vil ikke blive taget i betragtning til vurdering. Forsøg derfor at give så mange oplysninger som muligt.

4. Hvad er din beskyttelse som whistleblower?

Forudsat at du indsender en rapport til Ferryscanner i god tro af en af ovenstående grunde, er du beskyttet mod enhver form for gengældelse. Ferryscanner er forpligtet til at beskytte din identitet, de fortrolige oplysninger, du giver med din rapport, og alle dine juridiske interesser i overensstemmelse med lov 5990/2020 og direktiv (EU) 2019/1937. Dette sikrer, at du ikke vil opleve negative konsekvenser for din ansættelse, karriereudvikling, aktiver eller personlige omdømme.

Din identitet og eventuelle fortrolige oplysninger, du giver, må kun videregives med dit samtykke eller undtagelsesvis, hvis det kræves ved lov som en nødvendig og forholdsmæssig forpligtelse i forbindelse med undersøgelser eller retssager. Dette gælder især for at beskytte den rapporterede persons forsvarsrettigheder, hvis vedkommende bliver tiltalt eller behandles som sådan i en straffesag. I sådanne tilfælde vil du modtage forudgående skriftlig meddelelse og har ret til at indsende dine skriftlige bemærkninger.

5. Hvad er rapporthåndteringsprocessen?

Efter modtagelse af en rapport om en overtrædelse, der er omfattet af denne politik, vil den udpegede Ferryscanner Whistleblowing Officer sikre fortrolighed i processen og vil kontakte dig inden for syv (7) arbejdsdage for at bekræfte, at din rapport er modtaget og bliver behandlet.

Den whistleblowing-ansvarlige vil derefter upartisk vurdere, om rapporten falder inden for deres ansvarsområde, om den er fuldstændig eller kræver afklaring, og om den berettiger til yderligere undersøgelse. Hvis det anses for nødvendigt, kan der anmodes om yderligere afklaring.

Hvis indberetningen ikke er åbenlyst ubegrundet, vil Ferryscanner Whistleblowing Officer foretage en upartisk undersøgelse af de påståede klager og foretage en fuldstændig, fortrolig undersøgelse og anvende alle nødvendige juridiske foranstaltninger, som de finder passende.

Hvis indberetningen anses for at være ubegrundet, arkiveres den, og whistlebloweren informeres herom.

Hvis de indberettede problemer er gyldige, men falder uden for Whistleblowing Officerens ansvarsområde, vil de i overensstemmelse med de juridiske krav underrette både whistlebloweren og eventuelle relevante myndigheder eller en anden afdeling hos Ferryscanner, såsom Human Resources, juridiske rådgivere osv. i tilfælde af, at de indberettede problemer er underbyggede og falder ind under en anden afdelings ansvarsområde.

Inden for tre (3) måneder efter modtagelsen af rapporten vil den rapporterende medarbejder kontakte os for at give en opdatering om resultatet af undersøgelsen.

Hvis whistlebloweren ikke er tilfreds med håndteringen af rapporten fra Ferryscanner Whistleblowing Officer, har vedkommende ret til at eskalere sagen til National Transparency Authority (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) i overensstemmelse med lovens bestemmelser.

6. Uddannelse og bevidsthed

For at fremme gennemsigtighed i Ferryscanner får alle medarbejdere og generelle partnere passende oplysninger om etik, integritet og denne whistleblowing-politik. Denne politik vil sammen med eventuelle opdateringer blive kommunikeret korrekt og offentliggjort på Ferryscanners hjemmeside for at sikre, at alle interesserede parter er informeret.

Denne politik kan med jævne mellemrum blive revideret af Ferryscanner for at sikre overholdelse af lovkrav og bedste praksis.

7. Behandling af personoplysninger

Enhver behandling af personoplysninger i henhold til denne politik udføres i overensstemmelse med den generelle databeskyttelsesforordning (EU-forordning 2016/679-GDPR) og lov 4624/2019, med forbehold af de specifikke bestemmelser i lov 4990/2022 og eventuelle yderligere bestemmelser om databehandling fra relevante myndigheder.

Den databehandling, der foretages i denne sammenhæng, har til formål at etablere rapporteringskanaler og gennemføre de nødvendige overvågningsforanstaltninger. Dette omfatter håndtering af data relateret til potentielle overtrædelser, såsom deling eller videresendelse af dem. Det er tilladt at overføre oplysninger i rapporter til relevante tilsyns- og efterforskningsmyndigheder, og disse oplysninger kan bruges som bevismateriale i administrative, civile og strafferetlige undersøgelser og sager.

Ferryscanner, der fungerer som dataansvarlig, implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for kun at indsamle de væsentlige personoplysninger, der er nødvendige til formålene med denne politik og i overensstemmelse med lovkrav. Personoplysninger, der er irrelevante eller overdrevne, indsamles ikke, eller hvis de tilfældigvis indsamles, slettes de straks.

Som dataansvarlig kan Ferryscanner begrænse anvendelsen af specifikke rettigheder i henhold til GDPR (artikel 5, 12, 13, 14 og 34) vedrørende den person, der er nævnt i rapporten, eller enhver tredjepart, hvis personoplysninger kan behandles. Dette gøres, når det er nødvendigt for at forhindre indblanding i rapporteringsprocesser, hindre obstruktion eller forsinke overvågningsindsatsen, især undersøgelser, eller forhindre identifikation af whistleblowere. Ferryscanner vil underrette den registrerede, hvis dette ikke bringer formålet med denne politik i fare.

Ferryscanner kan også begrænse de rettigheder, der er beskrevet i artikel 15 til 22 i GDPR, når de udøves af personer, der er nævnt i rapporter, eller hvis data blev indsamlet gennem overvågningsforanstaltninger. I sådanne tilfælde træffer Ferryscanner som dataansvarlig alle nødvendige foranstaltninger for at beskytte de involverede personers rettigheder og friheder. Hvis en registreret persons anmodning om rettigheder afvises uden en forklaring på begrænsningen, kan de indgive en klage til den græske databeskyttelsesmyndighed, som kan undersøge, om kriterierne for begrænsning er opfyldt, og informere den registrerede, hvis denne offentliggørelse ikke hindrer politikkens mål.

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden kan Ferryscanner undlade at underrette den registrerede i henhold til artikel 34, stk. 1, i GDPR, hvis dette kan hindre målene for denne politik eller loven. Ferryscanner vil underrette den græske databeskyttelsesmyndighed, som kan undersøge og kræve underretning af den registrerede, hvis virksomhedens grunde til at undlade underretning ikke er berettigede.

Denne politik kan være tilgængelig på flere sprog, men i tilfælde af uoverensstemmelser mellem oversættelser har den engelske version forrang (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).