Whistleblowing-Richtlinie

Inhalt

1. Was ist der Zweck dieser Whistleblowing-Richtlinie?

Wir bei Ferryscanner verpflichten uns, die höchsten Standards für ethisches, professionelles und rechtliches Verhalten einzuhalten und zeigen keinerlei Toleranz gegenüber ungesetzlichen oder unangemessenen Handlungen, die unseren Ruf, unsere Glaubwürdigkeit oder die vollständige Einhaltung rechtlicher und behördlicher Verpflichtungen beeinträchtigen könnten. Um diese Verpflichtung zu unterstützen, ermutigen wir unsere Mitarbeiter und Partner, alle Verstöße zu melden, die diese Grundwerte gefährden könnten, und wir bieten sichere Kanäle für die Einreichung und Bearbeitung solcher Meldungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen.

2. Wen und was betrifft diese Politik?

Diese Richtlinie gilt für Mitarbeiter, externe Auftragnehmer, Aktionäre und Lieferanten, die derzeit oder früher mit Ferryscanner verbunden sind und Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union, nationales Recht oder interne Unternehmensvorschriften melden. Sie umfasst Meldungen, die das öffentliche Interesse betreffen, insbesondere in Bereichen wie Sicherheit und Schutz der öffentlichen Gesundheit, Transportsicherheit, Umweltschutz, Verbraucherrechte, Korruptionsbekämpfung, Wirtschafts- und Steuerdelikte und Schutz personenbezogener Daten. Diese Aufzählung ist nicht erschöpfend, und wir fordern die genannten Personen auf, die unten beschriebenen Verfahren zu befolgen, auch in Fällen von vermutetem Fehlverhalten in einem dieser Bereiche oder in den im Gesetz 4990/2020 genannten Bereichen.

3. Wie Sie einen Bericht einreichen

Wenn Sie einen Vorfall, eine Handlung, eine Unterlassung oder ein Verhalten melden möchten, von dem Sie glauben, dass es in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, empfehlen wir Ihnen, ohne zu zögern das unten beschriebene vertrauliche Verfahren zu befolgen:

Sie können eine E-Mail an whistleblowing@ferryscanner.com senden,
Sie können einen versiegelten Brief per Post oder Kurier an unser Büro in Athen senden: Miltiadou Straße Nr. 7, 10560, 6. Stock, zu Händen: Whistleblowing-Beauftragter.

Wenn Sie möchten, können Sie eine anonyme Meldung einreichen, vorausgesetzt, Sie geben genügend Details an, damit der Whistleblowing-Beauftragte die Gültigkeit der Meldung beurteilen und geeignete Maßnahmen ergreifen kann. Der Whistleblowing-Beauftragte wird jeder Meldung nachgehen; vage und unvollständige Meldungen werden jedoch bei der Bewertung nicht berücksichtigt. Versuchen Sie daher bitte, so viele Informationen wie möglich anzugeben.

4. Wie sind Sie als Whistleblower geschützt?

Sofern Sie Ferryscanner in gutem Glauben aus einem der oben genannten Gründe eine Meldung übermitteln, sind Sie vor jeder Form von Vergeltung geschützt. Ferryscanner verpflichtet sich, Ihre Identität, die vertraulichen Informationen, die Sie mit Ihrer Meldung übermitteln, und alle Ihre rechtlichen Interessen zu schützen, in Übereinstimmung mit dem Gesetz 5990/2020 und der Richtlinie (EU) 2019/1937. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie keine nachteiligen Folgen für Ihre Beschäftigung, Ihre berufliche Entwicklung, Ihr Vermögen oder Ihren persönlichen Ruf zu befürchten haben.

Ihre Identität und alle vertraulichen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, dürfen nur mit Ihrer Zustimmung weitergegeben werden oder ausnahmsweise, wenn dies gesetzlich als notwendige und verhältnismäßige Verpflichtung im Rahmen von Ermittlungen oder Gerichtsverfahren vorgeschrieben ist. Dies gilt insbesondere für die Wahrung der Verteidigungsrechte der gemeldeten Person, wenn sie als Angeklagte oder in einem Strafverfahren als solche behandelt wird. In solchen Fällen werden Sie vorher schriftlich benachrichtigt und haben das Recht, sich schriftlich zu äußern.

5. Wie sieht der Prozess der Berichtsbearbeitung aus?

Nach Eingang einer Meldung über einen Verstoß, der unter diese Richtlinie fällt, wird der designierte Whistleblowing-Beauftragte von Ferryscanner die Vertraulichkeit des Verfahrens sicherstellen und Sie innerhalb von sieben (7) Werktagen kontaktieren, um zu bestätigen, dass Ihre Meldung eingegangen ist und bearbeitet wird.

Der Whistleblowing-Beauftragte wird dann unparteiisch beurteilen, ob die Meldung in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, ob sie vollständig ist oder einer Klärung bedarf und ob sie eine weitere Untersuchung rechtfertigt. Wenn es für notwendig erachtet wird, kann zusätzliche Klärung angefordert werden.

Wenn die Meldung nicht offensichtlich unbegründet ist, führt der Whistleblowing-Beauftragte von Ferryscanner eine unparteiische Untersuchung der angeblichen Beschwerden durch und nimmt eine vollständige, vertrauliche Untersuchung vor, wobei er nach eigenem Ermessen alle erforderlichen rechtlichen Maßnahmen ergreift.

Sollte sich die Meldung als unbegründet erweisen, wird sie archiviert und der Hinweisgeber wird entsprechend informiert.

Wenn die gemeldeten Probleme stichhaltig sind, aber nicht in den Zuständigkeitsbereich des Whistleblowing-Beauftragten fallen, wird dieser in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen sowohl den Whistleblower als auch die zuständigen Behörden oder eine andere Abteilung bei Ferryscanner, wie z.B. die Personalabteilung, Rechtsberater usw., benachrichtigen.

Innerhalb von drei (3) Monaten nach Erhalt der Meldung wird sich der Meldebeamte melden, um ein Update οn das Ergebnis der Untersuchung zu geben.

Wenn der Hinweisgeber mit der Bearbeitung der Meldung durch den Whistleblowing-Beauftragten von Ferryscanner nicht zufrieden ist, hat er das Recht, die Angelegenheit gemäß den gesetzlichen Bestimmungen an die nationale Transparenzbehörde (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) weiterzuleiten.

6. Schulung und Sensibilisierung

Um die Transparenz innerhalb von Ferryscanner zu fördern, werden alle Mitarbeiter und Gesellschafter mit angemessenen Informationen über Ethik, Integrität und diese Whistleblowing-Richtlinie versorgt. Diese Richtlinie sowie alle Aktualisierungen werden ordnungsgemäß kommuniziert und auf der Ferryscanner-Website veröffentlicht, um sicherzustellen, dass alle interessierten Parteien informiert sind.

Diese Richtlinie kann von Ferryscanner in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bewährter Verfahren sicherzustellen.

7. Verarbeitung von persönlichen Daten

Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Richtlinie erfolgt in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (EU-Verordnung 2016/679-GDPR) und dem Gesetz 4624/2019, vorbehaltlich der besonderen Bestimmungen des Gesetzes 4990/2022 und etwaiger zusätzlicher Vorschriften zur Datenverarbeitung durch die zuständigen Behörden.

Die in diesem Zusammenhang vorgenommene Datenverarbeitung dient der Einrichtung von Meldewegen und der Durchführung der erforderlichen Überwachungsmaßnahmen. Dazu gehört auch der Umgang mit Daten, die im Zusammenhang mit möglichen Verstößen stehen, wie z.B. die gemeinsame Nutzung oder Weiterleitung. Die Übermittlung der in den Berichten enthaltenen Informationen an die zuständigen Aufsichts- und Ermittlungsbehörden ist zulässig, und diese Informationen können als Beweismittel in administrativen, zivil- und strafrechtlichen Untersuchungen und Verfahren verwendet werden.

Ferryscanner ergreift als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um nur die wesentlichen personenbezogenen Daten zu erfassen, die für die Zwecke dieser Richtlinie und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen erforderlich sind. Personenbezogene Daten, die irrelevant oder übermäßig sind, werden nicht erfasst oder, falls sie zufällig erfasst werden, unverzüglich gelöscht.

Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher kann Ferryscanner die Anwendung bestimmter Rechte gemäß der DSGVO (Artikel 5, 12, 13, 14 und 34) in Bezug auf die in der Meldung genannte Person oder einen Dritten, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden könnten, einschränken. Dies geschieht, wenn dies notwendig ist, um eine Beeinträchtigung von Meldeprozessen zu verhindern, die Behinderung oder Verzögerung von Überwachungsmaßnahmen, insbesondere von Ermittlungen, zu verhindern oder die Identifizierung von Hinweisgebern zu verhindern. Ferryscanner wird die betroffene Person benachrichtigen, wenn dadurch der Zweck dieser Richtlinie nicht beeinträchtigt wird.

Ferryscanner kann auch die in den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO genannten Rechte einschränken, wenn sie von Personen ausgeübt werden, die in Berichten genannt werden oder deren Daten durch Überwachungsmaßnahmen erhoben wurden. In solchen Fällen ergreift Ferryscanner als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher alle erforderlichen Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu schützen. Sollte der Antrag einer betroffenen Person auf Ausübung ihrer Rechte abgelehnt werden, ohne dass eine Erklärung für die Einschränkung gegeben wird, kann sie eine Beschwerde bei der Griechischen Datenschutzbehörde einreichen, die untersuchen kann, ob die Kriterien für die Einschränkung erfüllt sind, und die betroffene Person informieren kann, wenn diese Offenlegung die Ziele der Politik nicht behindert.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten kann Ferryscanner davon absehen, die betroffene Person gemäß Artikel 34 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung zu benachrichtigen, wenn dies die Ziele dieser Richtlinie oder das Gesetz beeinträchtigen könnte. Ferryscanner wird die Griechische Datenschutzbehörde benachrichtigen, die eine Untersuchung einleiten und die Benachrichtigung der betroffenen Person verlangen kann, wenn die Gründe des Unternehmens für die unterlassene Benachrichtigung nicht gerechtfertigt sind.

Diese Richtlinie kann in mehreren Sprachen verfügbar sein; im Falle von Unstimmigkeiten zwischen den Übersetzungen hat jedoch die englische Version Vorrang (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).