Πολιτική Υποβολής Αναφορών

Περιεχόμενα

1. Ποιος είναι ο σκοπός της παρούσας πολιτικής αναφοράς παραβάσεων;

Στη Ferryscanner δεσμευόμαστε για την επίδειξη άμεμπτης ηθικής, επαγγελματικής και νόμιμης συμπεριφοράς σε όλο το φάσμα δραστηριοτήτων μας και επιδεικνύουμε μηδενική ανοχή σε παράνομες ή παράτυπες ενέργειες, που δύνανται να επηρεάσουν τη φήμη και την αξιοπιστία μας, και συμμορφωνόμαστε πλήρως με κάθε νομική και κανονιστική υποχρέωσή μας. Προς τούτο, ενθαρρύνουμε τους εργαζομένους και τους συνεργάτες μας να αναφέρουν οποιαδήποτε παράβαση που ενδέχεται να θίξει αυτές τις αξίες και παρέχουμε τους κατάλληλους διαύλους για την υποβολή και παραλαβή σχετικών αναφορών, σύμφωνα με τους όρους του νόμου.

2. Ποιον και τι αφορά η παρούσα πολιτική;

Η παρούσα πολιτική εφαρμόζεται σε υπαλλήλους, εξωτερικούς συνεργάτες, μετόχους και προμηθευτές που συνεργάζονται ή συνεργάζονταν με την Ferryscanner και αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου ή των εσωτερικών κανονισμών της εταιρείας. Στο πλαίσιο της παρούσας εμπίπτουν αναφορές που αφορούν εν γένει το δημόσιο συμφέρον ιδίως δε τον τομέα της ασφάλειας και της προστασίας της δημόσιας υγείας, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του περιβάλλοντος, των δικαιωμάτων του καταναλωτή, της καταπολέμησης της διαφθοράς και του οικονομικού και φορολογικού εγκλήματος καθώς και της προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Η ανωτέρω απαρίθμηση είναι ενδεικτική και ενθαρρύνουμε τα ανωτέρω πρόσωπα να ακολουθήσουν τις διαδικασίες που περιγράφονται κατωτέρω ακόμη και σε περίπτωση υπονοιών μεμπτής συμπεριφοράς σε κάποιον από τους ανωτέρω τομείς ή στους τομείς που αναφέρονται στις διατάξεις του Ν. 4990/2020.

3. Πώς να υποβάλετε μια αναφορά

Εάν επιθυμείτε να καταγγείλετε κάποιο περιστατικό, πράξη, παράλειψη ή συμπεριφορά που θεωρείτε ότι εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας, σας προτρέπουμε να ακολουθήσετε άφοβα και χωρίς ενδοιασμούς την παρακάτω εμπιστευτική διαδικασία:

Μπορείτε να στείλετε email στη διεύθυνση whistleblowing@ferryscanner.com,
Mπορείτε να στείλετε σφραγισμένη επιστολή ταχυδρομικώς ή με εταιρεία ταχυμεταφοράς στα γραφεία μας στην Αθήνα (οδός Μιλτιάδου αρ. 7, 10560, 6ος όροφος,) υπόψη του Υπευθύνου Παραλαβής Αναφορών.

Εάν επιθυμείτε, μπορείτε να υποβάλλεται ανώνυμη αναφορά, αρκεί να συμπεριλάβετε επαρκή στοιχεία ώστε να μπορεί ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠ.Π.Α.) να αξιολογήσει τη βασιμότητά τους και να προβεί στις δέουσες ενέργειες. Ο ΥΠ.Π.Α. θα διερευνάει κάθε αναφορά, ωστόσο παντελώς αόριστες και ελλιπείς αναφορές δεν είναι αντικειμενικώς δεκτικές αξιολόγησης, γι’ αυτό, προσπαθήστε να παρέχετε όσο περισσότερα στοιχεία γίνεται.

4. Πώς προστατεύεστε εάν υποβάλετε κάποια αναφορά;

Εφόσον υποβάλετε καλόπιστα στην Ferryscanner αναφορά για κάποιον από τους παραπάνω λόγους, προστατεύεσθε από κάθε είδους αντίποινα και η Ferryscanner δεσμεύεται να προστατεύσει την ταυτότητα, τις εμπιστευτικές πληροφορίες που παρέχετε με την υποβολή της αναφοράς σας και όλα τα νόμιμα συμφέροντά σας, σύμφωνα με τους όρους του Ν. 5990/2020 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937, ώστε να μην υποστείτε καμία αρνητική επίπτωση όσον αφορά την εργασία σας, την εξέλιξή σας, την περιουσία σας και την προσωπικότητά σας.

Η ταυτότητά σας και οι εμπιστευτικές πληροφορίες που παρέχετε δύναται να αποκαλυφθούν εφόσον παράσχετε την συγκατάθεσή σας προς τούτο ή εξαιρετικώς, εάν η αποκάλυψή τους συνιστά αναγκαία και μη δυσανάλογη υποχρέωση που επιβάλλεται από τη νομοθεσία στο πλαίσιο ερευνών ή δικαστικών διαδικασιών, ιδίως προκειμένου να διασφαλιστούν τα υπερασπιστικά δικαιώματα του αναφερομένου που έχει λάβει την ιδιότητα ή τα δικαιώματα του κατηγορουμένου σε ποινική διαδικασία. Στην περίπτωση αυτή θα προηγηθεί η έγγραφη ενημέρωσή σας, και θα δικαιούστε να υποβάλετε τις έγγραφες παρατηρήσεις σας.

5. Ποια είναι η διαδικασία που ακολουθείται μετά την υποβολή μιας αναφοράς;

Μετά την παραλαβή μιας αναφοράς για κάποια παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας πολιτικής, o YΠ.Π.Α. της Ferryscanner θα διασφαλίσει την εμπιστευτικότητα της ανοιγείσας διαδικασίας και εντός επτά (7) εργασίμων ημερών από την λήψη της, θα επικοινωνήσει μαζί σας για να σας ενημερώσει ότι έλαβε και ότι έχει επιληφθεί της αναφοράς σας.

Κατόπιν θα αξιολογήσει με αμεροληψία εάν η αναφορά εμπίπτει στις αρμοδιότητές του, εάν είναι πλήρης ή χρειάζεται διευκρινήσεις και εάν μπορεί να διερευνηθεί περαιτέρω. Δυνητικά, μπορεί να ζητήσει εάν το κρίνει απαραίτητο, περισσότερες διευκρινήσεις.

Στη συνέχεια, εάν η αναφορά δεν είναι προφανώς αβάσιμη, ο ΥΠ.Π.Α. της Ferryscanner θα επιληφθεί επί των καταγγελομένων με αμεροληψία και θα προβεί σε πλήρη και εμπιστευτική έρευνα, με τη λήψη κάθε αναγκαίου νόμιμου μέτρου, κατά την κρίση του ΥΠ.Π.Α..

Σε περίπτωση που τα καταγγελλόμενα κριθούν αβάσιμα, η αναφορά θα αρχειοθετηθεί και ο καταγγέλων θα ενημερωθεί σχετικώς.

Σε περίπτωση που τα καταγγελλόμενα κριθούν μεν βάσιμα, αλλά αυτά δεν εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του ΥΠ.Π.Α., τότε υπό τους όρους του νόμου, θα ενημερώσει τον καταγγέλλοντα και τις τυχόν αρμόδιες αρχές ή εάν ο ΥΠ.Π.Α. κρίνει ότι αρμοδιότητα έχει κάποιο άλλο τμήμα της Ferryscanner, π.χ. το Τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού, νομικοί σύμβουλοι κλπ, τότε υπό τους όρους του νόμου και της εμπιστευτικότητας, ο ΥΠ.Π.Α. της Ferryscanner θα διαβιβάσει την αναφορά στο αρμόδιο τμήμα.

Εντός τριών (3) μηνών από την παραλαβή της αναφοράς σας, ο ΥΠ.Π.Α. της Ferryscanner θα επικοινωνήσει μαζί σας προκειμένου να σας ενημερώσει σχετικά με τα αποτελέσματα της έρευνας.

Ο καταγγέλλων δικαιούται, εφόσον δεν ικανοποιηθεί από τον χειρισμό της αναφοράς του από τον ΥΠ.Π.Α. της Ferryscanner, να απευθυνθεί στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias), σύμφωνα με τους όρους του νόμου.

6. Εκπαίδευση και Ενημέρωση

Με σκοπό την ενίσχυση και την διαφάνεια εντός της Ferryscanner, το προσωπικό και οι εν γένει συνεργάτες της λαμβάνουν κατάλληλη ενημέρωση σχετικά με τη δεοντολογία, την ακεραιότητα και την παρούσα πολιτική αναφοράς παραβάσεων. Η πολιτική αυτή και κάθε αναθεώρησή της θα κοινοποιείται προσηκόντως και θα παραμένει αναρτημένη δημοσίως στην ιστοσελίδα της Ferryscanner, ώστε να λαμβάνουν γνώση αυτής, όλοι οι ενδιαφερόμενοι.

Η παρούσα ενδέχεται να αναθεωρείται τακτικώς από την Ferryscanner, για την διασφάλιση της συμμόρφωσής της με τις νόμιμες απαιτήσεις και βέλτιστες πρακτικές.

7. Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της παρούσας πολιτικής πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (Καν. ΕΕ 2016/679-ΓΚΠΔ) και τον νόμο 4624/2019, υπό την επιφύλαξη των ειδικότερων διατάξεων του νόμου 4990/2022 και οποιωνδήποτε πρόσθετων κανονισμών σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων από τις αρμόδιες αρχές.

Η επεξεργασία δεδομένων που πραγματοποιείται στο πλαίσιο αυτό αποσκοπεί στη δημιουργία διαύλων υποβολής αναφορών αναφοράς και στην εφαρμογή των αναγκαίων μέτρων επεξεργασίας τους. Επιτρέπεται η διαβίβαση πληροφοριών που περιλαμβάνονται στις αναφορές στις αρμόδιες εποπτικές και ανακριτικές αρχές, και αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε διοικητικές, αστικές και ποινικές έρευνες και διαδικασίες.

Η Ferryscanner, ως υπεύθυνη επεξεργασίας, εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για να συλλέγει μόνο τα απαραίτητα προσωπικά δεδομένα που απαιτούνται για τους σκοπούς αυτής της πολιτικής και σύμφωνα με τους όρους του νόμου. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με το χειρισμό συγκεκριμένης αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται, ή αν έχουν συλλεχθεί τυχαία διαγράφονται αμελλητί.

Ως υπεύθυνη επεξεργασίας, η Ferryscanner μπορεί να περιορίσει την εφαρμογή συγκεκριμένων δικαιωμάτων σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ (άρθρα 5, 12, 13, 14 και 34) αναφορικά με το αναφερόμενο πρόσωπο ή οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο, του οποίου τα προσωπικά δεδομένα, δύνανται να τύχουν επεξεργασίας. Αυτό γίνεται όταν είναι απαραίτητο για την αποτροπή παρεμβάσεων στις διαδικασίες υποβολής αναφορών, την αποφυγή παρεμπόδισης ή καθυστέρησης ερευνών, ή για την αποφυγή ταυτοποίησης των υποβαλλόντων αναφορά. Η Ferryscanner θα ενημερώσει το υποκείμενο των δεδομένων εφόσον αυτό δεν θίγει τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής.

Η Ferryscanner μπορεί επίσης να εφαρμόσει περιορισμούς στην άσκηση των δικαιωμάτων που προβλέπονται στα άρθρα 15 έως 22 του ΓΚΠΔ, όταν αυτά ασκούνται από πρόσωπα που αναφέρονται στις αναφορές ή των οποίων τα δεδομένα συλλέχθηκαν μέσω ερευνών. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η Ferryscanner ως υπεύθυνη επεξεργασίας λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα για να προστατεύσει τα δικαιώματα των ατόμων που εμπλέκονται. Εάν η αίτηση του υποκείμενου των δεδομένων για την ικανοποίηση κάποιου από τα ανωτέρω δικαιώματα απορριφθεί χωρίς αιτιολογία, αυτός έχει το δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία μπορεί να εξετάσει εάν πληρούνται τα κριτήρια περιορισμού και να ενημερώσει το υποκείμενο, εφόσον αυτή η ενημέρωση δεν βλάπτει τους σκοπούς αυτούς.

Η Ferryscanner, ως υπεύθυνη επεξεργασίας, σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δεν προβαίνει σε ανακοίνωση κατά την παρ.1 του άρθρου 34 του ΓΚΠΔ προς το υποκείμενο των δεδομένων, εφόσον η ανακοίνωση αυτή μπορεί να αποβεί επιζήμια για τους επιδιωκόμενους σκοπούς της παρούσας και του νόμου και ενημερώνει σχετικά την ΑΠΔΠΧ, η οποία μπορεί, αφού ερευνήσει τη συνδρομή των λόγων που επικαλείται, να ζητήσει τη διενέργεια της ανακοίνωσης, εφόσον κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης.

Η παρούσα Πολιτική ενδέχεται να παρέχεται σε διάφορες γλώσσες, σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ των μεταφράσεων, θα υπερισχύει η αγγλική έκδοση (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).