Política de Denuncia de Irregularidades

Contenido

1. ¿Cuál es la finalidad de esta política de denuncia de irregularidades?

En Ferryscanner, nos comprometemos a mantener los más altos estándares de conducta ética, profesional y legal, mostrando tolerancia cero ante cualquier acción ilegal o impropia que pueda afectar a nuestra reputación, credibilidad o pleno cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias. Para respaldar este compromiso, animamos a nuestros empleados y socios a denunciar cualquier infracción que pueda amenazar estos valores fundamentales, y proporcionamos canales seguros para la presentación y tramitación de dichas denuncias de acuerdo con los requisitos legales.

2. ¿A quién y a qué afecta esta política?

Esta política se aplica a los empleados, contratistas externos, accionistas y proveedores asociados actual o anteriormente con Ferryscanner, que denuncien infracciones de la legislación de la Unión Europea, la legislación nacional o la normativa interna de la empresa. Abarca las denuncias relativas al interés público, especialmente en áreas como la seguridad y la protección de la salud pública, la seguridad del transporte, la protección del medio ambiente, los derechos de los consumidores, la lucha contra la corrupción, los delitos económicos y fiscales, y la protección de datos personales. Esta lista no es exhaustiva, y animamos a las personas mencionadas a seguir los procedimientos descritos a continuación, incluso en casos de sospecha de conducta indebida en cualquiera de estas áreas o en las especificadas en las disposiciones de la Ley 4990/2020.

3. Cómo presentar una denuncia

Si deseas denunciar un incidente, acción, omisión o comportamiento que creas que entra en el ámbito de esta política, te animamos a que sigas sin dudarlo el proceso confidencial que se describe a continuación:

Puedes enviar un correo electrónico a whistleblowing@ferryscanner.com,
Puedes enviar una carta sellada por correo postal o mensajero a nuestra oficina de Atenas en Calle Miltiadou nº 7, 10560, 6ª planta, Atención: Responsable de Denuncias.

Si lo deseas, puedes presentar una denuncia anónima, siempre que incluyas detalles suficientes para que el Responsable de Denuncias pueda evaluar su validez y tomar las medidas oportunas. El Responsable de Denuncias investigará todas las denuncias; sin embargo, las denuncias vagas e incompletas no se tendrán en cuenta para su evaluación. Por lo tanto, intenta proporcionar la mayor cantidad de información posible.

4. ¿Cuál es tu protección como denunciante?

Siempre que presentes una denuncia a Ferryscanner de buena fe por cualquiera de los motivos anteriores, estarás protegido frente a cualquier forma de represalia. Ferryscanner se compromete a salvaguardar tu identidad, la información confidencial que proporciones con tu denuncia y todos tus intereses legales, de acuerdo con la Ley 5990/2020 y la Directiva (UE) 2019/1937. Esto garantiza que no te enfrentarás a consecuencias adversas en relación con tu empleo, desarrollo profesional, patrimonio o reputación personal.

Tu identidad y cualquier información confidencial que proporciones sólo podrán revelarse con tu consentimiento o, excepcionalmente, si así lo exige la ley como obligación necesaria y proporcionada en el contexto de investigaciones o procedimientos judiciales. Esto es especialmente aplicable para salvaguardar los derechos de defensa de la persona denunciada si se convierte en acusada o es tratada como tal en un proceso penal. En tales casos, recibirás una notificación previa por escrito y tendrás derecho a presentar tus observaciones por escrito.

5. ¿Cuál es el proceso de gestión de informes?

Tras la recepción de un informe relativo a una infracción cubierta por esta política, el Responsable de Denuncias designado por Ferryscanner garantizará la confidencialidad del proceso y se pondrá en contacto contigo en un plazo de siete (7) días laborables para confirmarte que tu informe ha sido recibido y está siendo tratado.

A continuación, el Responsable de Denuncias evaluará imparcialmente si la denuncia entra dentro de sus competencias, si está completa o requiere aclaraciones, y si justifica una investigación adicional. Si lo considera necesario, podrá solicitar aclaraciones adicionales.

Si la denuncia no es evidentemente infundada, el Responsable de Denuncias de Ferryscanner llevará a cabo una investigación imparcial de las supuestas denuncias y emprenderá una investigación completa y confidencial, empleando las medidas legales que considere oportunas.

En caso de que la denuncia se considere infundada, se archivará y se informará de ello al denunciante.

Si las cuestiones denunciadas son válidas pero quedan fuera de las responsabilidades del Responsable de Denuncias, éste, de acuerdo con los requisitos legales, lo notificará tanto al denunciante como a las autoridades pertinentes, o a otro departamento de Ferryscanner, como Recursos Humanos, asesores jurídicos, etc., en caso de que las cuestiones denunciadas estén fundamentadas y sean competencia de otro departamento.

En el plazo de tres (3) meses desde la recepción de la denuncia, el Agente Denunciante se pondrá en contacto para proporcionar una actualización οn el resultado de la investigación.

Si el denunciante no está satisfecho con la gestión de la denuncia por parte del Responsable de Denuncias de Ferryscanner, tiene derecho a elevar el asunto a la Autoridad Nacional de Transparencia (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) de acuerdo con los términos de la ley.

6. Formación y sensibilización

Para promover la transparencia en Ferryscanner, todo el personal y los socios generales reciben información adecuada sobre ética, integridad y esta política de denuncia de irregularidades. Esta política, junto con cualquier actualización, se comunicará adecuadamente y se publicará en el sitio web de Ferryscanner para garantizar que todas las partes interesadas estén informadas.

Esta política puede ser revisada periódicamente por Ferryscanner para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas.

7. Tratamiento de datos personales

Cualquier tratamiento de datos personales en virtud de esta política se lleva a cabo de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679-GDPR) y la Ley 4624/2019, con sujeción a las disposiciones específicas de la Ley 4990/2022 y cualquier normativa adicional relativa al tratamiento de datos por parte de las autoridades pertinentes.

El tratamiento de datos realizado en este contexto tiene por objeto establecer canales de información y aplicar las medidas de control necesarias. Esto incluye el tratamiento de cualquier dato relacionado con posibles infracciones, como compartirlo o reenviarlo. Se permite la transferencia de la información contenida en los informes a las autoridades de supervisión e investigación pertinentes, y esta información puede utilizarse como prueba en investigaciones y procedimientos administrativos, civiles y penales.

Ferryscanner, actuando como responsable del tratamiento de los datos, aplica las medidas técnicas y organizativas apropiadas para recoger únicamente los datos personales esenciales necesarios para los fines de esta política y en cumplimiento de los requisitos legales. Cualquier dato personal que sea irrelevante o excesivo no se recoge, o si se recoge incidentalmente, se elimina rápidamente.

Como responsable del tratamiento de datos, Ferryscanner puede limitar la aplicación de derechos específicos en virtud del GDPR (Artículos 5, 12, 13, 14 y 34) relativos a la persona nombrada en el informe o a cualquier tercero cuyos datos personales puedan ser procesados. Esto se hace cuando es necesario para evitar interferencias en los procesos de denuncia, impedir la obstrucción o retrasar los esfuerzos de supervisión, especialmente las investigaciones, o evitar la identificación de los denunciantes. Ferryscanner notificará al interesado si hacerlo no compromete la finalidad de esta política.

Ferryscanner también puede limitar los derechos descritos en los Artículos 15 a 22 del GDPR cuando los ejerzan personas nombradas en informes o cuyos datos se hayan recopilado a través de medidas de control. En tales casos, Ferryscanner, como responsable del tratamiento, tomará todas las medidas necesarias para salvaguardar los derechos y libertades de las personas afectadas. Si se deniega la solicitud de derechos de un interesado sin una explicación de la restricción, éste puede presentar una reclamación ante la Autoridad Helénica de Protección de Datos, que puede investigar si se cumplen los criterios de restricción e informar al interesado si esta revelación no obstaculiza los objetivos de la política.

En caso de violación de los datos personales, Ferryscanner puede abstenerse de notificar al interesado según el Artículo 34, párrafo 1 del GDPR si ello pudiera impedir los objetivos de esta política o de la ley. Ferryscanner lo notificará a la Autoridad Helénica de Protección de Datos, que podrá investigar y exigir la notificación al interesado si los motivos de la empresa para omitir la notificación no están justificados.

Esta Política puede estar disponible en varios idiomas; sin embargo, en caso de discrepancias entre las traducciones, prevalecerá la versión inglesa (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).