Ilmiantajapolitiikka

Sisältö

1. Mikä on tämän ilmiantopolitiikan tarkoitus?

Ferryscanner on sitoutunut noudattamaan korkeimpia eettisiä, ammatillisia ja oikeudellisia normeja ja suhtautuu nollatoleranssilla kaikkiin laittomiin tai epäasiallisiin toimiin, jotka voivat vaikuttaa maineeseemme, uskottavuuteemme tai oikeudellisten ja lainsäädännöllisten velvoitteiden noudattamiseen. Tämän sitoumuksen tukemiseksi kannustamme työntekijöitämme ja yhteistyökumppaneitamme ilmoittamaan kaikista rikkomuksista, jotka voivat uhata näitä perusarvoja, ja tarjoamme turvalliset kanavat tällaisten ilmoitusten tekemistä ja käsittelyä varten lakisääteisten vaatimusten mukaisesti.

2. Ketä ja mitä tämä politiikka koskee?

Tämä käytäntö koskee työntekijöitä, ulkoisia alihankkijoita, osakkeenomistajia ja tavarantoimittajia, jotka ovat tällä hetkellä tai aiemmin olleet tekemisissä Ferryscannerin kanssa ja jotka ilmoittavat Euroopan unionin lainsäädännön, kansallisen lainsäädännön tai yrityksen sisäisten määräysten rikkomisesta. Se kattaa ilmoitukset, jotka koskevat yleistä etua, erityisesti turvallisuuden ja kansanterveyden suojelun, liikenneturvallisuuden, ympäristönsuojelun, kuluttajien oikeuksien, korruption torjunnan, talous- ja verorikosten sekä henkilötietojen suojan kaltaisilla aloilla. Luettelo ei ole tyhjentävä, ja kehotamme edellä mainittuja henkilöitä noudattamaan jäljempänä esitettyjä menettelyjä myös silloin, kun epäillään väärinkäytöksiä jollakin näistä tai lain 4990/2020 säännöksissä mainituista aloista.

3. Miten raportti tehdään

Jos haluat ilmoittaa tapauksesta, toiminnasta, laiminlyönnistä tai käyttäytymisestä, jonka uskot kuuluvan tämän politiikan soveltamisalaan, kehotamme sinua noudattamaan alla esitettyä luottamuksellista prosessia epäröimättä:

Voit lähettää sähköpostia osoitteeseen whistleblowing@ferryscanner.com,
Voit lähettää sinetöidyn kirjeen postitse tai kuriiripalvelun välityksellä Ateenassa sijaitsevaan toimistoomme osoitteeseen: Miltiadou Street No. 7, 10560, 6. kerros, Huomio: Whistleblowing Officer.

Voit halutessasi tehdä nimettömän ilmoituksen edellyttäen, että annat riittävästi tietoja, jotta ilmiantajista vastaava henkilö voi arvioida ilmoituksen pätevyyden ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin. Whistleblowing Officer tutkii kaikki ilmoitukset; epämääräisiä ja puutteellisia ilmoituksia ei kuitenkaan oteta huomioon arvioinnissa. Pyydämme siksi, että annatte mahdollisimman paljon tietoja.

4. Mikä on suojasi ilmiantajana?

Jos lähetät raportin Ferryscannerille vilpittömässä mielessä mistä tahansa edellä mainituista syistä, sinua suojellaan kaikenlaisilta kostotoimilta. Ferryscanner on sitoutunut turvaamaan henkilöllisyytesi, luottamukselliset tiedot, jotka annat ilmoituksessasi, ja kaikki lailliset etusi lain 5990/2020 ja direktiivin (EU) 2019/1937 mukaisesti. Näin varmistetaan, ettei sinulle aiheudu kielteisiä seurauksia, jotka koskevat työtäsi, urakehitystäsi, omaisuuttasi tai henkilökohtaista mainettasi.

Henkilöllisyytesi ja antamasi luottamukselliset tiedot voidaan luovuttaa vain suostumuksellasi tai poikkeuksellisesti, jos laki sitä vaatii tarpeellisena ja oikeasuhteisena velvoitteena tutkimusten tai oikeudenkäyntien yhteydessä. Tätä sovelletaan erityisesti raportoitavan henkilön puolustautumisoikeuksien turvaamiseksi, jos hänestä tulee syytetty tai häntä kohdellaan sellaisena rikosoikeudenkäynnissä. Tällaisissa tapauksissa sinulle ilmoitetaan asiasta etukäteen kirjallisesti, ja sinulla on oikeus esittää kirjallisia huomautuksia.

5. Mikä on raporttien käsittelyprosessi?

Kun tämän politiikan piiriin kuuluvaa rikkomusta koskeva ilmoitus on vastaanotettu, Ferryscannerin nimetty Whistleblowing Officer varmistaa prosessin luottamuksellisuuden ja ottaa sinuun yhteyttä seitsemän (7) työpäivän kuluessa vahvistaakseen, että ilmoituksesi on vastaanotettu ja että sitä käsitellään.

Ilmoituksen tekijä arvioi tämän jälkeen puolueettomasti, kuuluuko ilmoitus hänen toimivaltaansa, onko se täydellinen vai vaatiiko se selvennystä ja onko se aiheellinen jatkotutkimuksiin. Tarvittaessa voidaan pyytää lisäselvityksiä.

Jos ilmoitus ei ole ilmeisen perusteeton, Ferryscannerin ilmiantovirkailija suorittaa puolueettoman tutkimuksen väitetyistä valituksista ja suorittaa täydellisen, luottamuksellisen tutkimuksen, jossa hän käyttää tarpeellisiksi katsomiaan oikeudellisia toimenpiteitä.

Jos ilmoitus katsotaan perusteettomaksi, se arkistoidaan, ja asiasta ilmoitetaan asiasta ilmiantajalle.

Jos raportoidut asiat ovat perusteltuja, mutta eivät kuulu ilmiantovastaavan vastuualueeseen, hän ilmoittaa asiasta lakisääteisten vaatimusten mukaisesti sekä ilmiannon tekijälle että asiaankuuluville viranomaisille tai jollekin toiselle Ferryscannerin osastolle, kuten henkilöstöhallinnolle, oikeudellisille neuvonantajille jne. siinä tapauksessa, että raportoidut asiat ovat perusteltuja ja kuuluvat jonkin toisen osaston vastuualueeseen.

Kolmen (3) kuukauden kuluessa raportin vastaanottamisesta raportoiva virkamies ottaa yhteyttä saadakseen ajantasaisen tiedon tutkinnan tuloksesta.

Jos ilmiantaja ei ole tyytyväinen siihen, miten Ferryscannerin ilmiantajavastaava on käsitellyt ilmoitusta, hänellä on oikeus saattaa asia kansallisen avoimuusviranomaisen käsiteltäväksi (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) lain ehtojen mukaisesti.

6. Koulutus ja tietoisuus

Ferryscannerin avoimuuden edistämiseksi koko henkilöstölle ja pääyhteistyökumppaneille annetaan asianmukaista tietoa eettisyydestä, rehellisyydestä ja tästä ilmiantopolitiikasta. Tästä politiikasta ja sen mahdollisista päivityksistä tiedotetaan asianmukaisesti ja ne julkaistaan julkisesti Ferryscannerin verkkosivustolla, jotta varmistetaan, että kaikki asianomaiset osapuolet ovat ajan tasalla.

Ferryscanner voi tarkistaa tätä käytäntöä määräajoin varmistaakseen, että se noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia ja parhaita käytäntöjä.

7. Henkilötietojen käsittely

Kaikki tämän käytännön mukainen henkilötietojen käsittely tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU-asetus 2016/679-GDPR) ja lain 4624/2019 mukaisesti, jollei lain 4990/2022 erityissäännöksistä ja asiaankuuluvien viranomaisten tietojenkäsittelyä koskevista lisäsäännöksistä muuta johdu.

Tässä yhteydessä suoritetun tietojenkäsittelyn tarkoituksena on luoda raportointikanavat ja toteuttaa tarvittavat seurantatoimenpiteet. Tähän sisältyy mahdollisiin rikkomuksiin liittyvien tietojen käsittely, kuten niiden jakaminen tai välittäminen. Raportteihin sisältyvien tietojen siirtäminen asianomaisille valvonta- ja tutkintaviranomaisille on sallittua, ja näitä tietoja voidaan käyttää todisteena hallinnollisissa, siviili- ja rikosoikeudellisissa tutkimuksissa ja menettelyissä.

Ferryscanner, joka toimii rekisterinpitäjänä, toteuttaa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä kerätäkseen vain välttämättömät henkilötiedot, joita tarvitaan tämän politiikan tarkoituksiin ja lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Kaikki epäolennaiset tai liialliset henkilötiedot jätetään keräämättä, tai jos niitä kerätään satunnaisesti, ne poistetaan viipymättä.

Rekisterinpitäjänä Ferryscanner voi rajoittaa tiettyjen GDPR:n mukaisten oikeuksien (5, 12, 13, 14 ja 34 artikla) soveltamista raportissa mainittuun henkilöön tai mihin tahansa kolmanteen osapuoleen, jonka henkilötietoja saatetaan käsitellä. Näin tehdään silloin, kun se on tarpeen raportointiprosessien häirinnän estämiseksi, valvontatoimien, erityisesti tutkimusten, estämiseksi tai viivästyttämiseksi tai ilmiantajien tunnistamisen estämiseksi. Ferryscanner ilmoittaa rekisteröidylle, jos tämä ei vaaranna tämän politiikan tarkoitusta.

Ferryscanner voi myös rajoittaa yleisen tietosuoja-asetuksen 15-22 artiklassa esitettyjä oikeuksia, kun niitä käyttävät henkilöt, jotka on mainittu raporteissa tai joiden tiedot on kerätty valvontatoimenpiteiden avulla. Tällaisissa tapauksissa Ferryscanner rekisterinpitäjänä toteuttaa kaikki tarvittavat toimenpiteet asianomaisten henkilöiden oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi. Jos rekisteröidyn oikeuksia koskeva pyyntö evätään ilman selitystä rajoitukselle, hän voi tehdä valituksen Kreikan tietosuojaviranomaiselle, joka voi tutkia, täyttyvätkö rajoituskriteerit, ja ilmoittaa rekisteröidylle, jos tämä tiedonanto ei estä politiikan tavoitteiden saavuttamista.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa Ferryscanner voi olla ilmoittamatta rekisteröidylle yleisen tietosuoja-asetuksen 34 artiklan 1 kohdan mukaisesti, jos se voisi estää tämän politiikan tavoitteiden saavuttamisen tai lain noudattamisen. Ferryscanner ilmoittaa asiasta Kreikan tietosuojaviranomaiselle, joka voi tutkia asiaa ja vaatia ilmoitusta rekisteröidylle, jos yrityksen syyt ilmoituksen tekemättä jättämiseen eivät ole perusteltuja.

Tämä käytäntö voi olla saatavilla useilla eri kielillä; jos käännösten välillä on ristiriitoja, englanninkielinen versio on ensisijainen (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).