Politica di Whistleblowing

Contenuti

1. Qual è lo scopo di questa politica di whistleblowing?

In Ferryscanner ci impegniamo a mantenere i più alti standard morali, professionali e legali, mostrando tolleranza zero per qualsiasi azione illegale o impropria che possa avere un impatto sulla nostra reputazione, credibilità o piena conformità agli obblighi legali e normativi. Per sostenere questo impegno, incoraggiamo i nostri dipendenti e partner a segnalare qualsiasi violazione che possa minacciare questi valori fondamentali e mettiamo a disposizione canali sicuri per l’invio e la gestione di tali segnalazioni in conformità con i requisiti legali.

2. Chi e cosa riguarda questa politica?

Questa politica si applica ai dipendenti, ai collaboratori esterni, agli azionisti e ai fornitori, attualmente o precedentemente associati a Ferryscanner, che segnalano violazioni delle leggi dell’Unione Europea, delle leggi nazionali o dei regolamenti interni dell’azienda. Copre le segnalazioni che riguardano l’interesse pubblico, in particolare in aree quali la sicurezza e la tutela della salute pubblica, la sicurezza dei trasporti, la tutela dell’ambiente, i diritti dei consumatori, la lotta alla corruzione, i reati economici e fiscali e la protezione dei dati personali. Questo elenco non è esaustivo e invitiamo le persone sopra citate a seguire le procedure descritte di seguito, anche in caso di sospetta cattiva condotta in una di queste aree o in quelle specificate nelle disposizioni della Legge 4990/2020.

3. Come presentare una segnalazione?

Se desideri segnalare un incidente, un’azione, un’omissione o un comportamento che ritieni rientri nell’ambito di questa politica, ti invitiamo a seguire senza esitazione la procedura riservata descritta di seguito:

Puoi inviare un’e-mail a whistleblowing@ferryscanner.com,
Puoi inviare una lettera sigillata tramite posta o corriere al nostro ufficio di Atene all’indirizzo: Via Miltiadou n. 7, 10560, 6° piano, all’attenzione di: Responsabile Whistleblowing.

Se lo desideri, puoi inviare una segnalazione anonima, purché contenga dettagli sufficienti per consentire al Responsabile Whistleblowing di valutarne la validità e di adottare le azioni opportune. Il Responsabile Whistleblowing esaminerà tutte le segnalazioni; tuttavia, quelle imprecise e carenti non saranno prese in considerazione per la valutazione. Pertanto, ti preghiamo di fornirci il maggior numero di informazioni possibile.

4. Qual è la tutela del segnalante?

Se invii una segnalazione a Ferryscanner in buona fede per uno dei motivi sopra elencati, sei protetto da qualsiasi forma di ritorsione. Ferryscanner si impegna a salvaguardare la tua identità, le informazioni riservate che fornisci con la tua segnalazione e tutti i tuoi interessi legali, in conformità alla Legge 5990/2020 e alla Direttiva (UE) 2019/1937. Questo ti garantisce che non ci saranno conseguenze negative per il tuo lavoro, la tua carriera, i tuoi beni o la tua reputazione personale.

La tua identità e le informazioni riservate che ci fornisci possono essere divulgate solo con il tuo consenso o, eccezionalmente, se richiesto dalla legge come obbligo necessario e proporzionato nel contesto di indagini o procedimenti giudiziari. Questo vale in particolare per salvaguardare i diritti di difesa della persona segnalata nel caso in cui questa diventi un imputato o venga trattata come tale in un procedimento penale. In tali casi, riceverai una notifica preventiva scritta e avrai il diritto di presentare le tue osservazioni per iscritto.

5. Come vengono gestite le segnalazioni?

Dopo aver ricevuto una segnalazione relativa a una violazione coperta da questa politica, il responsabile Whistleblowing designato da Ferryscanner garantirà la riservatezza del processo e ti contatterà entro sette (7) giorni lavorativi per confermare che la tua segnalazione è stata ricevuta e che è in corso di trattamento.

Il Responsabile Whistleblowing valuterà in modo imparziale se la segnalazione rientra nelle sue competenze, se è completa o necessita di chiarimenti e se necessita di ulteriori indagini. Se lo riterrà necessario, potrà richiedere ulteriori chiarimenti.

Se la segnalazione non risulterà manifestamente infondata, il responsabile Whistleblowing di Ferryscanner condurrà un’indagine imparziale sulle presunte lamentele e intraprenderà un’indagine completa e confidenziale, ricorrendo a qualsiasi misura legale ritenuta necessaria.

Se la segnalazione dovesse essere ritenuta infondata, verrà archiviata e il segnalante verrà informato di conseguenza.

Se i problemi segnalati sono validi ma non rientrano nelle responsabilità del Responsabile Whistleblowing, quest’ultimo, in conformità con i requisiti legali, informerà sia il segnalante che le autorità competenti, o un altro dipartimento di Ferryscanner, come le Risorse Umane, i consulenti legali, ecc.

Entro tre (3) mesi dalla ricezione della segnalazione, il Responsabile della segnalazione si metterà in contatto per fornire un aggiornamento sull’esito dell’indagine.

Se il segnalante non è soddisfatto della gestione della segnalazione da parte del Whistleblowing Officer di Ferryscanner, ha il diritto di rivolgersi all’Autorità Nazionale per la Trasparenza (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) in conformità con i termini di legge.

6. Formazione e consapevolezza

Per promuovere la trasparenza all’interno di Ferryscanner, tutto il personale e i soci accomandatari possono contare su informazioni adeguate sull’etica, l’integrità, e ricevono questa politica di whistleblowing. La presente politica, insieme a qualsiasi aggiornamento, sarà correttamente divulgata e pubblicata sul sito web di Ferryscanner per garantire che tutte le parti interessate siano informate.

Questa politica può essere periodicamente riesaminata da Ferryscanner per garantire il rispetto dei requisiti legali e delle migliori prassi.

7. Trattamento dei dati personali

Qualsiasi trattamento dei dati personali ai sensi della presente informativa viene effettuato in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento UE 2016/679-GDPR) e alla Legge 4624/2019, fatte salve le specifiche disposizioni della Legge 4990/2022 e qualsiasi ulteriore normativa in materia di trattamento dei dati da parte delle autorità competenti.

Il trattamento dei dati effettuato in questo contesto è finalizzato alla creazione di canali di segnalazione e all’attuazione delle misure di controllo necessarie. Ciò include la gestione di qualsiasi dato relativo a potenziali violazioni, come la condivisione o l’inoltro. È consentito il trasferimento delle informazioni contenute nei rapporti alle autorità di controllo e investigative competenti e tali informazioni possono essere utilizzate come prove in indagini e procedimenti amministrativi, civili e penali.

Ferryscanner, in qualità di responsabile del trattamento dei dati, implementa misure tecniche e organizzative adeguate per raccogliere solo i dati personali essenziali necessari per gli scopi di questa politica e in conformità con i requisiti legali. Qualsiasi dato personale irrilevante o eccessivo non viene raccolto o, se raccolto accidentalmente, viene prontamente cancellato.

In qualità di titolare del trattamento dei dati, Ferryscanner può limitare l’applicazione di specifici diritti previsti dal GDPR (articoli 5, 12, 13, 14 e 34) relativi alla persona indicata nella segnalazione o a qualsiasi terzo i cui dati personali potrebbero essere trattati. Ciò avviene quando è necessario per evitare interferenze con i processi di segnalazione, impedire l’ostruzione o ritardare le attività di controllo, in particolare le indagini, o impedire l’identificazione di chi denuncia. Ferryscanner informerà l’interessato se ciò non compromette lo scopo di questa politica.

Ferryscanner può anche limitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR se esercitati da persone citate nei rapporti o i cui dati sono stati raccolti attraverso misure di controllo. In tali casi, Ferryscanner, in qualità di titolare del trattamento, adotta tutte le misure necessarie per salvaguardare i diritti e le libertà degli interessati. Nel caso in cui la richiesta dei diritti dell’interessato venga negata senza una spiegazione della restrizione, l’interessato può presentare un reclamo all’Autorità ellenica per la protezione dei dati, che può verificare se i criteri di restrizione sono soddisfatti e informare l’interessato se questa divulgazione non ostacola gli obiettivi della politica.

In caso di violazione dei dati personali, Ferryscanner può astenersi dal notificare l’interessato ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 1 del GDPR se ciò potrebbe ostacolare gli obiettivi di questa politica o della legge. Ferryscanner informerà l’Autorità ellenica per la protezione dei dati, che potrà indagare e richiedere la notifica all’interessato se le motivazioni dell’azienda per omettere la notifica non risultino giustificate.

La presente Politica può essere proposta in più lingue; tuttavia, in caso di discrepanze tra le traduzioni, prevarrà la versione in lingua inglese (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).