Klokkenluidersregeling

Inhoud

1. Wat is het doel van dit klokkenluiderbeleid?

Bij Ferryscanner zijn we toegewijd aan het handhaven van de hoogste normen van ethisch, professioneel en juridisch gedrag en tonen we nul tolerantie voor alle onwettige of ongepaste acties die van invloed kunnen zijn op onze reputatie, geloofwaardigheid of volledige naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen. Om deze toewijding te ondersteunen, moedigen we onze werknemers en partners aan om alle schendingen die deze kernwaarden kunnen bedreigen te melden en we bieden veilige kanalen voor het indienen en afhandelen van dergelijke meldingen in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

2. Op wie en wat heeft dit beleid betrekking?

Dit beleid is van toepassing op werknemers, externe contractanten, aandeelhouders en leveranciers die momenteel of eerder verbonden waren aan Ferryscanner, die schendingen van de wetgeving van de Europese Unie, nationale wetgeving of interne bedrijfsvoorschriften melden. Het heeft betrekking op meldingen met betrekking tot het algemeen belang, met name op gebieden zoals veiligheid en bescherming van de volksgezondheid, transportveiligheid, bescherming van het milieu, consumentenrechten, bestrijding van corruptie, economische en fiscale misdrijven en de bescherming van persoonsgegevens. Deze lijst is niet uitputtend en we moedigen voornoemde personen aan om de hieronder beschreven procedures te volgen, zelfs in gevallen van vermoedelijk wangedrag op een van deze gebieden of gebieden die worden gespecificeerd in de bepalingen van Wet 4990/2020.

3. Hoe dien je een rapport in?

Als je een incident, actie, nalatigheid of gedrag wilt melden waarvan je denkt dat het binnen de reikwijdte van dit beleid valt, moedigen we je aan om zonder aarzeling de vertrouwelijke procedure te volgen die hieronder wordt beschreven:

Je kunt een e-mail sturen naar whistleblowing@ferryscanner.com,
Je kunt een verzegelde brief per post of koerier sturen naar ons kantoor in Athene op het volgende adres Miltiadou Street No. 7, 10560, 6th Floor, Attention: Klokkenluider.

Als je wilt, kun je een anonieme melding indienen, mits je voldoende details vermeldt zodat de klokkenluider de geldigheid ervan kan beoordelen en passende actie kan ondernemen. De klokkenluider zal elke melding onderzoeken; vage en onvolledige meldingen worden echter niet in behandeling genomen. Probeer daarom zoveel mogelijk informatie te geven.

4. Wat is je bescherming als klokkenluider?

Op voorwaarde dat u te goeder trouw een melding indient bij Ferryscanner om een van de bovenstaande redenen, bent u beschermd tegen elke vorm van vergelding. Ferryscanner zet zich in voor de bescherming van uw identiteit, de vertrouwelijke informatie die u verstrekt bij uw melding, en al uw juridische belangen, in overeenstemming met Wet 5990/2020 en Richtlijn (EU) 2019/1937. Dit zorgt ervoor dat u geen nadelige gevolgen zult ondervinden met betrekking tot uw werkgelegenheid, loopbaanontwikkeling, bezittingen of persoonlijke reputatie.

Uw identiteit en alle vertrouwelijke informatie die u verstrekt, kunnen alleen worden vrijgegeven met uw toestemming of, in uitzonderlijke gevallen, indien wettelijk vereist als een noodzakelijke en evenredige verplichting in het kader van onderzoeken of gerechtelijke procedures. Dit is in het bijzonder van toepassing om de verdedigingsrechten van de gerapporteerde persoon te waarborgen als deze een verdachte wordt of als zodanig wordt behandeld in een strafprocedure. In dergelijke gevallen wordt u vooraf schriftelijk op de hoogte gesteld en hebt u het recht om uw schriftelijke opmerkingen in te dienen.

5. Wat is het rapportverwerkingsproces?

Na ontvangst van een melding over een overtreding die onder dit beleid valt, zal de aangewezen klokkenluider van Ferryscanner de vertrouwelijkheid van het proces waarborgen en binnen zeven (7) werkdagen contact met u opnemen om te bevestigen dat uw melding is ontvangen en wordt behandeld.

De klokkenluider zal dan onpartijdig beoordelen of de melding binnen zijn bevoegdheid valt, of de melding volledig is of verduidelijking behoeft, en of het nader onderzoek rechtvaardigt. Als dat nodig wordt geacht, kan om aanvullende verduidelijking worden gevraagd.

Indien de melding niet evident ongegrond is, zal de Ferryscanner Klokkenluider een onpartijdig onderzoek instellen naar de vermeende klachten en een volledig, vertrouwelijk onderzoek uitvoeren, waarbij naar eigen inzicht eventueel noodzakelijke juridische maatregelen zullen worden genomen.

Als de melding ongegrond wordt geacht, wordt deze gearchiveerd en wordt de klokkenluider hiervan op de hoogte gesteld.

Als de gemelde zaken gegrond zijn, maar buiten de verantwoordelijkheden van de Klokkenluider vallen, zal deze, in overeenstemming met de wettelijke vereisten, zowel de klokkenluider als alle relevante autoriteiten, of een andere afdeling bij Ferryscanner, zoals Human Resources, juridische adviseurs, enz. op de hoogte stellen, in het geval dat de gemelde zaken gegrond zijn en onder de bevoegdheid van een andere afdeling vallen.

Binnen drie (3) maanden na ontvangst van de melding zal de Reporting Officer contact opnemen om een update te geven van de uitkomst van het onderzoek.

Als de klokkenluider niet tevreden is met de afhandeling van de melding door de Ferryscanner Klokkenluider, heeft hij of zij het recht om de zaak te escaleren naar de National Transparency Authority (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) in overeenstemming met de voorwaarden van de wet.

6. Training en bewustwording

Om transparantie binnen Ferryscanner te bevorderen, worden alle personeelsleden en algemene partners voorzien van passende informatie over ethiek, integriteit en dit klokkenluidersbeleid. Dit beleid, samen met eventuele updates, zal goed worden gecommuniceerd en publiekelijk worden geplaatst op de Ferryscanner website om ervoor te zorgen dat alle geïnteresseerde partijen op de hoogte zijn.

Dit beleid kan periodiek worden herzien door Ferryscanner om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de wettelijke vereisten en best practices.

7. Verwerking van persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit beleid wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-Verordening 2016/679-GDPR) en Wet 4624/2019, met inachtneming van de specifieke bepalingen van Wet 4990/2022 en eventuele aanvullende regelgeving met betrekking tot gegevensverwerking door relevante autoriteiten.

De gegevensverwerking die in deze context plaatsvindt, is bedoeld om rapportagekanalen op te zetten en de noodzakelijke controlemaatregelen uit te voeren. Dit omvat de behandeling van gegevens met betrekking tot mogelijke schendingen, zoals het delen of doorsturen ervan. De overdracht van informatie uit rapporten aan relevante toezichts- en onderzoeksautoriteiten is toegestaan en deze informatie kan worden gebruikt als bewijs in administratieve, civiele en strafrechtelijke onderzoeken en procedures.

Ferryscanner, handelend als de verantwoordelijke voor de verwerking, implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om alleen de essentiële persoonsgegevens te verzamelen die nodig zijn voor de doeleinden van dit beleid en in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Alle persoonlijke gegevens die niet relevant of buitensporig zijn worden niet verzameld, of indien incidenteel verzameld, worden ze onmiddellijk verwijderd.

Als verwerkingsverantwoordelijke kan Ferryscanner de toepassing van specifieke rechten onder GDPR (artikelen 5, 12, 13, 14 en 34) beperken met betrekking tot de persoon genoemd in de melding of een derde wiens persoonsgegevens verwerkt kunnen worden. Dit wordt gedaan wanneer dit nodig is om interferentie met meldingsprocessen te voorkomen, belemmering of vertraging van toezichtsinspanningen, met name onderzoeken, te verhinderen of identificatie van klokkenluiders te voorkomen. Ferryscanner zal de betrokkene op de hoogte stellen als dit het doel van dit beleid niet in gevaar brengt.

Ferryscanner kan ook de in de artikelen 15 tot en met 22 van de GDPR uiteengezette rechten beperken wanneer deze worden uitgeoefend door personen die in rapporten worden genoemd of van wie de gegevens via controlemaatregelen zijn verzameld. In dergelijke gevallen neemt Ferryscanner als verwerkingsverantwoordelijke alle nodige maatregelen om de rechten en vrijheden van de betrokkenen te waarborgen. Mocht een verzoek om rechten van een betrokkene worden afgewezen zonder uitleg voor de beperking, dan kan deze een klacht indienen bij de Helleense Autoriteit voor Gegevensbescherming, die kan onderzoeken of aan de beperkingscriteria is voldaan en de betrokkene kan informeren als deze bekendmaking de doelen van het beleid niet in de weg staat.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens kan Ferryscanner afzien van kennisgeving aan de betrokkene overeenkomstig artikel 34, lid 1 van de GDPR als dit de doelstellingen van dit beleid of de wet zou kunnen belemmeren. Ferryscanner zal de Helleense autoriteit voor gegevensbescherming op de hoogte brengen, die een onderzoek kan instellen en kennisgeving aan de betrokkene kan eisen als de redenen van het bedrijf voor het achterwege laten van kennisgeving niet gerechtvaardigd zijn.

Dit beleid kan beschikbaar zijn in meerdere talen; in het geval van verschillen tussen vertalingen, heeft de Engelse versie echter voorrang (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).