Procedura Whistleblowingu

Zawartość

1. Jaki jest cel niniejszej procedury whistleblowingu?

W Ferryscanner zobowiązujemy się do przestrzegania najwyższych standardów etycznego, profesjonalnego i prawnego postępowania, wykazując zerową tolerancję dla wszelkich niezgodnych z prawem lub niewłaściwych działań, które mogłyby wpłynąć na naszą reputację, wiarygodność lub pełną zgodność z obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi. Aby wspierać to zobowiązanie, zachęcamy naszych pracowników i partnerów do zgłaszania wszelkich naruszeń, które mogą zagrażać tym podstawowym wartościom, a także zapewniamy bezpieczne kanały składania i obsługi takich zgłoszeń zgodnie z wymogami prawnymi.

2. Kogo i czego dotyczy niniejsza polityka?

Niniejsza polityka dotyczy pracowników, wykonawców zewnętrznych, udziałowców i dostawców obecnie lub w przeszłości związanych z Ferryscanner, którzy zgłaszają naruszenia prawa Unii Europejskiej, prawa krajowego lub wewnętrznych regulacji spółki. Obejmuje ona zgłoszenia dotyczące interesu publicznego, w szczególności w obszarach takich jak bezpieczeństwo i ochrona zdrowia publicznego, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, prawa konsumentów, zwalczanie korupcji, przestępstwa gospodarcze i podatkowe oraz ochrona danych osobowych. Lista ta nie jest wyczerpująca i zachęcamy wyżej wymienione osoby do przestrzegania procedur opisanych poniżej, nawet w przypadkach podejrzenia niewłaściwego postępowania w którymkolwiek z tych obszarów lub określonych w przepisach ustawy 4990/2020.

3. Jak złożyć raport

Jeśli chcesz zgłosić incydent, działanie, zaniechanie lub zachowanie, które Twoim zdaniem wchodzi w zakres niniejszej polityki, zachęcamy do bezzwłocznego skorzystania z poufnego procesu opisanego poniżej:

Możesz wysłać wiadomość e-mail na adres whistleblowing@ferryscanner.com,
Możesz wysłać zapieczętowany list pocztą lub kurierem do naszego biura w Atenach pod adresem: Miltiadou Street No. 7, 10560, 6th Floor, Attention: Whistleblowing Officer.

Jeśli chcesz, możesz przesłać anonimowe zgłoszenie, pod warunkiem podania wystarczających szczegółów, aby specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości mógł ocenić jego ważność i podjąć odpowiednie działania. Specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości zbada każde zgłoszenie, jednak zgłoszenia niejasne i niekompletne nie będą rozpatrywane. Dlatego prosimy o podanie jak największej ilości informacji.

4. Jaka jest ochrona sygnalisty?

Pod warunkiem przesłania zgłoszenia do Ferryscanner w dobrej wierze z któregokolwiek z powyższych powodów, użytkownik jest chroniony przed wszelkimi formami działań odwetowych. Ferryscanner zobowiązuje się do ochrony tożsamości użytkownika, informacji poufnych przekazanych wraz ze zgłoszeniem oraz wszelkich jego interesów prawnych, zgodnie z ustawą 5990/2020 i dyrektywą (UE) 2019/1937. Gwarantuje to, że użytkownik nie poniesie żadnych negatywnych konsekwencji związanych z zatrudnieniem, rozwojem kariery, majątkiem lub reputacją osobistą.

Tożsamość użytkownika i wszelkie przekazane przez niego informacje poufne mogą zostać ujawnione wyłącznie za jego zgodą lub, wyjątkowo, jeśli jest to wymagane przez prawo jako niezbędny i proporcjonalny obowiązek w kontekście dochodzeń lub postępowań sądowych. Ma to w szczególności zastosowanie do ochrony praw do obrony osoby objętej raportem, jeśli stanie się ona oskarżonym lub będzie traktowana jako oskarżony w postępowaniu karnym. W takich przypadkach użytkownik otrzyma uprzednie pisemne powiadomienie i będzie miał prawo do przedstawienia swoich pisemnych uwag.

5. Na czym polega proces obsługi raportów?

Po otrzymaniu zgłoszenia dotyczącego naruszenia objętego niniejszą polityką, wyznaczony specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości Ferryscanner zapewni poufność procesu i skontaktuje się z użytkownikiem w ciągu siedmiu (7) dni roboczych, aby potwierdzić, że zgłoszenie zostało otrzymane i jest rozpatrywane.

Następnie specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości bezstronnie oceni, czy zgłoszenie wchodzi w zakres jego kompetencji, czy jest kompletne, czy wymaga wyjaśnień i czy uzasadnia dalsze dochodzenie. Jeśli uzna to za konieczne, może zostać poproszony o dodatkowe wyjaśnienia.

Jeśli zgłoszenie nie jest ewidentnie bezpodstawne, specjalista ds. zgłaszania nieprawidłowości Ferryscanner przeprowadzi bezstronne dochodzenie w sprawie domniemanych skarg i podejmie pełne, poufne dochodzenie, stosując wszelkie niezbędne środki prawne, jakie uzna za stosowne.

Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za bezpodstawne, zostanie ono zarchiwizowane, a osoba zgłaszająca zostanie o tym poinformowana.

Jeśli zgłoszone kwestie są ważne, ale wykraczają poza zakres obowiązków specjalisty ds. zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z wymogami prawnymi powiadomi on zarówno osobę zgłaszającą nieprawidłowości, jak i wszelkie odpowiednie organy lub inny dział Ferryscanner, taki jak dział kadr, doradcy prawni itp. w przypadku, gdy zgłoszone kwestie są uzasadnione i wchodzą w zakres kompetencji innego działu.

W ciągu trzech (3) miesięcy od otrzymania zgłoszenia funkcjonariusz ds. zgłaszania skontaktuje się z nim w celu przekazania aktualnych informacji na temat wyniku dochodzenia.

Jeśli osoba zgłaszająca nieprawidłowości nie jest usatysfakcjonowana sposobem rozpatrzenia zgłoszenia przez pełnomocnika ds. zgłaszania nieprawidłowości Ferryscanner, ma prawo zgłosić sprawę do krajowego organu ds. przejrzystości (https://aead.gr/en/kataggelies/ti-eidos-kataggelias) zgodnie z przepisami prawa.

6. Szkolenie i świadomość

Aby promować przejrzystość w Ferryscanner, wszyscy pracownicy i partnerzy generalni otrzymują odpowiednie informacje na temat etyki, uczciwości i niniejszej polityki zgłaszania nieprawidłowości. Polityka ta, wraz z wszelkimi aktualizacjami, będzie odpowiednio komunikowana i publicznie publikowana na stronie internetowej Ferryscanner, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do informacji.

Niniejsza polityka może być okresowo weryfikowana przez Ferryscanner w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i najlepszymi praktykami.

7. Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszej polityki odbywa się zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (rozporządzenie UE 2016/679-GDPR) i ustawą 4624/2019, z zastrzeżeniem szczegółowych przepisów ustawy 4990/2022 i wszelkich dodatkowych przepisów dotyczących przetwarzania danych przez odpowiednie organy.

Przetwarzanie danych podejmowane w tym kontekście ma na celu ustanowienie kanałów raportowania i wdrożenie niezbędnych środków monitorowania. Obejmuje to obsługę wszelkich danych związanych z potencjalnymi naruszeniami, takich jak ich udostępnianie lub przekazywanie. Dozwolone jest przekazywanie informacji zawartych w raportach odpowiednim organom nadzorczym i dochodzeniowym, a informacje te mogą być wykorzystywane jako dowód w dochodzeniach i postępowaniach administracyjnych, cywilnych i karnych.

Ferryscanner, działając jako administrator danych, wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu gromadzenia wyłącznie niezbędnych danych osobowych potrzebnych do celów niniejszej polityki i zgodnie z wymogami prawnymi. Wszelkie dane osobowe, które są nieistotne lub nadmierne, nie są gromadzone, a jeśli zostaną przypadkowo zgromadzone, są niezwłocznie usuwane.

Jako administrator danych Ferryscanner może ograniczyć stosowanie określonych praw wynikających z RODO (art. 5, 12, 13, 14 i 34) w odniesieniu do osoby wymienionej w zgłoszeniu lub osoby trzeciej, której dane osobowe mogą być przetwarzane. Odbywa się to, gdy jest to konieczne, aby zapobiec zakłóceniom w procesach zgłaszania, utrudnić lub opóźnić działania monitorujące, w szczególności dochodzenia, lub zapobiec identyfikacji sygnalistów. Ferryscanner powiadomi osobę, której dane dotyczą, jeśli nie zagraża to celowi niniejszej polityki.

Ferryscanner może również ograniczyć prawa określone w art. 15-22 RODO, gdy korzystają z nich osoby wymienione w raportach lub których dane zostały zebrane za pomocą środków monitorowania. W takich przypadkach Ferryscanner jako administrator danych podejmuje wszelkie niezbędne środki w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą. Jeśli wniosek osoby, której dane dotyczą, o ograniczenie praw zostanie odrzucony bez wyjaśnienia, może ona złożyć skargę do greckiego organu ochrony danych, który może zbadać, czy kryteria ograniczenia są spełnione i poinformować osobę, której dane dotyczą, jeśli takie ujawnienie nie utrudni realizacji celów polityki.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Ferryscanner może odstąpić od powiadomienia osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 34 ust. 1 RODO, jeżeli mogłoby to utrudnić realizację celów niniejszej polityki lub przepisów prawa. Ferryscanner powiadomi Grecki Urząd Ochrony Danych, który może przeprowadzić dochodzenie i zażądać powiadomienia osoby, której dane dotyczą, jeśli powody, dla których spółka zaniechała powiadomienia, nie są uzasadnione.

Niniejsza Polityka może być dostępna w wielu językach, jednak w przypadku jakichkolwiek rozbieżności między tłumaczeniami, pierwszeństwo ma wersja angielska (ferryscanner.com/en/whistleblowing-policy).